En la Secretaría de Investigación y Posgrado del IPN gestionamos el presupuesto acordado desde los procesos Externos otorgados por el IPN validado por el proceso Estratégico y conducido por los procesos de Gestión del Posgrado , de Gestión de la Investigación, Divulgación de la Ciencia y Redes de Investigación y Posgrado controlado por el proceso de Administración de recursos y proporcionamos los recursos necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad.
Para lo cual consideramos:
Las capacidades y limitaciones de los recursos internos existentes para dar seguimiento al cumplimiento de metas establecidas, esto controlado por el Proceso de Administración de Recursos.
Qué se necesita obtener de los proveedores externos, conforme se prevé en los procesos en general y ejercido en la fase de compras previsto en el proceso de Administración de recursos.
Cada Unidad Académica y Centro de Investigación controla y administra de forma independiente sus recursos.
RESPONSABILIDADES
En la Secretaría de Investigación y Posgrado determinamos y proporcionamos las personas necesarias para implementación eficaz del sistema de gestión de la calidad para la operación y control de sus procesos, mediante la aplicación de la fase de Recursos Humanos previsto en el proceso de Administración de recursos.
Por la naturaleza de nuestras funciones, para la atención de usuarios en el Museo y el Planetario fortalecemos nuestro desempeño mediante la contribución de prestadores de servicio social.
RESPONSABILIDADES
En la Secretaría de Investigación y Posgrado, determinamos desde el presupuesto, proporcionamos mediante el ejercicio del mismo y mantenemos la infraestructura necesaria para que la operación de nuestros procesos logre la conformidad de nuestros servicios.
La infraestructura necesaria es:
Espacios de trabajo y servicios asociados, como es la luz, servicio de internet, el agua;
Equipo, incluyendo hardware y software;
Tecnología de la información y la comunicación.
Para lo anterior, nos apoyamos del proceso de Administración de Recursos y el proceso Externo otorgado por el IPN que abastece conforme a los controles descritos en el mismo el otorgamiento de esta infraestructura y su mantenimiento.
RESPONSABILIDADES
En la Secretaría de Investigación y Posgrado determinamos como ambiente de trabajo combinación de factores sociales, psicológicos y físicos, :
Anualmente el personal de la Secretaría de Investigación y Posgrado y las Unidades Académicas y Centros de Investigación (multisitios) participan en
la encuesta institucional de “Clima y Cultura Organizacional” promovida por la Secretaría de la Función Pública a través de la Secretaría de Administración del IPN,
posteriormente se presenta un informe de resultados con la finalidad de orientar estrategias y acciones que favorezcan un clima laboral satisfactorio para fomentar en el personal su vocación de servicio a los clientes.
RESPONSABILIDADES
En la Secretaría de Investigación y Posgrado:
Determinamos la competencia necesaria de las personas que colaboran dentro de la Secretaría de Investigación y Posgrado mediante la aplicación del proceso de Administración de Recursos
Cuando sea aplicable, tomamos acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas, ver proceso de Administración de Recursos
Mantenemos el expediente de personal como evidencia de la competencia de las personas que colaboran dentro de nuestra organización y evidencia de competencia específica de las personas que contribuyen de manera externa en el expediente de abastecimientos cuando es necesario. Procedimiento de Capacitación
RESPONSABILIDADES
En la Secretario(a) de Investigación y Posgrado y multisitios se asegura de que las personas pertinentes que realizan el trabajo, toman conciencia de:
La política de la calidad
Los objetivos de la calidad pertinentes
Su contribución a la eficacia del sistema de gestión de la calidad, incluyendo los beneficios de una mejora del desempeño;
Las implicaciones de no cumplir los requisitos del sistema de gestión de la calidad.
RESPONSABILIDADES
En la Secretaría de Investigación y Posgrado determinamos la comunicación interna y externa pertinentes al sistema de gestión de la calidad que considera: Qué comunicar, cuándo comunicar, a quién comunicar, cómo comunicar y quién comunica, de tal manera que:
La comunicación de manera interna se administra por medio de la persona titular de la Secretaría de Investigación y Posgrado y su estructura, a través de oficios, memorándums o de manera verbal y mediante comunicaciones electrónicas desde y hacia cuentas oficiales.
La comunicación de manera externa se gestiona a través de dos vías
Con la sociedad con el propósito de facilitar el acceso a información científica y tecnológica para promover la comunicación y facilitar el sentido de pertenencia mediante la Divulgación de la Ciencia.
por medio del proceso Externo otorgado por el IPN para hacer uso de información en página web, redes y resto de medios disponibles de difusión por parte del Instituto Politécnico Nacional.
RESPONSABILIDADES
El sistema de gestión de la calidad de la Secretaría de Investigación y Posgrado incluye:
La información documentada requerida por la norma ISO 9001:2015, que son: El alcance; la política y los objetivos de la calidad, la planificación y control operacional que se desprende del mapa general de los procesos, incluidos los registros requeridos por norma para mostrar evidencia de que conservamos la información documentada necesaria, y referenciada en la lista maestra de control de registros ,
La información documentada que en la Secretaría de Investigación y Posgrado determinamos como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad, contenida en la presente plataforma electrónica.
Las diferentes páginas del sistema de gestión de la calidad.
Procedimientos de cada uno de los procesos declarados en el sistema.
Carpeta con documentos de operación y apoyo
Lista maestra de control de registros.
RESPONSABILIDADES
Mediante actividades consideradas en el proceso Estratégico , en la Secretaría de Investigación y Posgrado, nos aseguramos de que lo siguiente sea apropiado:
Identificación y descripción: Todos los documentos del sistema de gestión de la calidad quedan identificados mediante el título contenido en el mismo. En el caso de los procedimientos por sus características, adicionalmente incluye la fecha de elaboración, el elaborador(o autor), revisor y aprobador, así como las fechas en que éstos han sido elaborados, revisados y aprobados, adicionalmente todos los documentos creados por la Secretaría de Investigación y Posgrado dentro del Sistema de Gestión de la Calidad (incluidos los formatos de registro) se identifican mediante código.
El formato de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad presentada en idioma español y medio electrónico;
Revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación: Todo documento será revisado en cuanto a la conveniencia y adecuación mediante la revisión de la propuesta ejercida por el Administrador del SGC
RESPONSABILIDADES
La información documentada requerida por el sistema de gestión de la calidad y por la norma ISO 9001:2015 es controlado para asegurarnos de que:
Esté disponible y adecuada para su uso, donde y cuando se necesite, siempre y cuando se disponga de dispositivo electrónico (laptop, celular, tableta)con conexión a internet través del acceso a la página web disponible.
Esté protegida adecuadamente, para la pérdida de la integridad, al disponer de control de accesos a modificación y/o consulta de la información.
RESPONSABILIDADES
Para el control de la información documentada, en la Secretaría de Investigación y Posgrado tratamos las siguientes actividades, en dos grandes vertientes, según sea aplicable,
Para el mantenimiento de la información documentada considerado cada uno de los componentes del sistema de gestión de la calidad, relacionada en:
Páginas del Sistema de gestión de la calidad ,
Información documentada contenida en el formato necesario, ya sea
Documentos externos.
Distribución, acceso, para los documentos que conducen el proceder de la Secretaría de Investigación y Posgrado, el acceso a la información a través de la (plataforma)
Coordina la identificación de toda la evidencia que en la Secretaría de Investigación y Posgrado es necesario conservar para demostrar la conformidad de nuestro sistema de gestión de calidad, incluyendo aquellos registros que ya estén integrados en cualquiera de las plataformas electrónicas, nube de datos o páginas web que se manejan en la SIP y sitios enlazados de las Unidades Académicas y Centros de Investigación de alcance en el Sistema.